Die verpflichtende elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) kommt in Stufen – und die erste Stufe gilt bereits. Dieser Ratgeber erklärt Ihnen verständlich, was auf Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen, Kommunen und kleine Unternehmen zukommt, welche Fristen gelten und was Sie jetzt konkret vorbereiten sollten.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Seit 2025 gilt ein enger gesetzlicher Begriff: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Weiterverarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Wichtig für die Praxis: Ein klassisches PDF, das Sie per E-Mail versenden, ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern eine „sonstige Rechnung". Erst ein maschinenlesbarer, strukturierter Datensatz erfüllt die Anforderungen.
Empfangspflicht: Das gilt bereits seit Januar 2025
Die wichtigste Neuerung ist oft die am wenigsten beachtete: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme. Das betrifft auch Kleinbetriebe und Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
In der Praxis genügt dafür zunächst ein E-Mail-Postfach, über das Sie strukturierte Rechnungen entgegennehmen und anschließend korrekt verarbeiten und archivieren können. Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen also schon heute eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen.
Zeitplan der Ausstellungspflicht
Für das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz (2024) gestaffelte Übergangsfristen festgelegt:
- 2025 bis Ende 2026: Papier- und PDF-Rechnungen bleiben erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt. Auch Rechnungen im EDI-Format sind mit Zustimmung weiter möglich.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
- Bis 31. Dezember 2027: Betriebe mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen stellen (mit Zustimmung des Empfängers).
- Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen.
Diese Regeln betreffen Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Für viele Handwerksbetriebe bedeutet das in der Praxis: empfangen ab sofort, selbst ausstellen spätestens 2027 oder 2028.
Ausnahmen für kleine Betriebe
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (Bruttobetrag) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
- Fahrausweise gelten ebenfalls als Ausnahme.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen das Format frei wählen – empfangen müssen aber auch sie.
- Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen.
XRechnung oder ZUGFeRD – wo liegt der Unterschied?
Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau:
- XRechnung: eine reine XML-Datei ohne sichtbare Darstellung, allein für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Im öffentlichen Auftragswesen (B2G) ist sie bereits seit Ende 2020 Standard – relevant für Betriebe, die an Kommunen oder Behörden fakturieren.
- ZUGFeRD: ein hybrides Format. Hier steckt der strukturierte XML-Datensatz in einer lesbaren PDF-Datei (PDF/A-3). Sie sehen also eine ganz normale Rechnung, während die Software zugleich die Daten automatisch ausliest.
Für den klassischen B2B-Alltag ist ZUGFeRD oft die bequemere Wahl, weil Mensch und Maschine dieselbe Datei nutzen. Gegenüber Kommunen und Behörden ist dagegen häufig XRechnung gefordert.
GoBD: E-Rechnungen richtig archivieren
E-Rechnungen unterliegen den GoBD. Das bedeutet vor allem: Sie müssen den strukturierten Teil – in der Regel die XML-Daten – unveränderbar, vollständig und maschinenlesbar in seinem ursprünglichen Format aufbewahren. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF reicht als Archiv nicht aus.
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 acht Jahre (zuvor zehn Jahre). Ein reines E-Mail-Postfach oder ein Ordner auf dem Desktop genügt den Anforderungen in der Regel nicht.
Was kleine Betriebe jetzt tun sollten
- Richten Sie ein festes Postfach für den Empfang von E-Rechnungen ein und sorgen Sie dafür, dass eingehende XML- und ZUGFeRD-Dateien nicht verloren gehen.
- Prüfen Sie, ob Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD lesen und erzeugen kann.
- Klären Sie mit Ihrem Steuerberater, wie die GoBD-konforme Archivierung in Ihrem Betrieb gelöst wird.
- Prüfen Sie Ihren Vorjahresumsatz – daraus ergibt sich, ob für Sie 2027 oder 2028 der Stichtag zum Ausstellen ist.
- Beginnen Sie frühzeitig mit dem Umstieg, statt bis zur letzten Frist zu warten.
Hinweis und Unterstützung
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für Ihre konkrete Situation sollten Sie Ihren Steuerberater oder eine fachkundige Stelle hinzuziehen; maßgeblich sind stets die jeweils gültigen gesetzlichen Vorgaben.
Wer Empfang, Erstellung und revisionssichere Ablage von E-Rechnungen in einem Werkzeug bündeln möchte, findet in der Software von Enimake eine Lösung, die XRechnung und ZUGFeRD unterstützt.
Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. · Zurück zum Ratgeber