Rathaus, Bauhof und Schulen in einem System: Schließanlagen dokumentiert, jede Übergabe mit Zwei-Faktor-Bestätigung, jeder Vorgang revisionssicher und DSGVO-konform — mit Hosting in Deutschland.
Erst wenn der Ist-Zustand klar ist, hört das Suchen auf und die Arbeit fängt an.
Und erst recht nicht, wer sie hat. Im Schadensfall fehlt die belastbare Übersicht.
Ohne eindeutige Zuordnung wird jede Inventur zur Suchaktion — das Ergebnis bleibt Schätzung.
Kein zentrales Verzeichnis, keine Rückverfolgung. Papierbelege sind weder revisions- noch fälschungssicher.
Rechnungs- und Kontrollprüfung verlangen Nachvollziehbarkeit — die Papierablage liefert sie nicht.
Meldungen zu Liegenschaften kommen per E-Mail und lassen sich später nur mühsam wiederfinden.
Bestand sichern, Vorgänge abarbeiten, auswerten — alles bleibt liegen, solange der Ist-Zustand unklar ist.
Jeder Bereich arbeitet getrennt — in einem mandantenfähigen System mit zentraler Übersicht.
Schließanlagen und Zylinder dokumentiert, Übergaben an Mitarbeitende mit Nachweis. Rechnungen als E-Rechnung im XRechnung-Format.
Geräte, Werkzeug und Schlüssel ausgeben und zurücknehmen — mit Unterschrift und Rückgabetermin. Bestand und Bestellungen im Blick.
Schulschlüssel, Hausmeister und externe Dienstleister: jede Ausgabe und Rückgabe nachvollziehbar, überfällige Rückgaben automatisch gemeldet.
Vier Schritte, ein Nachweis, der auch der Prüfung und der Versicherung standhält.
Schlüssel aus dem Bestand, Person aus den Kontakten.
Als Entwurf gespeichert — noch nichts verbindlich.
Code per SMS/E-Mail. Erst damit wird es wirksam.
Frist läuft, Erinnerung automatisch, Überfälliges markiert.
| Nr. | Bezeichnung | Liegenschaft | Übergeben an | Überfällig |
|---|---|---|---|---|
| GS-14 | Generalschlüssel | Rathaus, Marktplatz 1 | M. Wendt (Hausmeister) | — |
| T-042 | Transponder | Grundschule Nord | A. Vogt (Elektro) | 23 Tage |
| K-08 | Zylinderschlüssel | Bauhof, Zeppelinstr. 2 | Bauhof-Team | 4 Tage |
| S-113 | Haupteingang | Stadthalle | S. Kraus (Verwaltung) | — |
Kein Baustein steht allein — was Sie an einer Stelle erfassen, steht überall dort, wo es hingehört.
Eine Akte je Objekt: Schließplan, Dokumente, E-Mails, Bestellungen & Übergaben unter einer Adresse.
Plan hochladen, als Matrix erweitern — Sie sehen, welcher Schlüssel welche Tür öffnet.
Tresore und Lagerplätze anlegen. Jeder Schlüssel erfasst und zählbar.
Zwei-Faktor-Bestätigung, Rückgabedatum, automatische Erinnerung.
revisionssicherMitarbeitende, Hausmeister, Dienstleister — verknüpft mit Objekt, Übergabe und Bestellung.
Jede Bestellung hängt an der Liegenschaft — offener Stand und Summen jederzeit sichtbar.
Jede Nachricht bekommt Status & Zuordnung — aus der Mail wird eine Aktion.
Rechnungen direkt aus dem Vorgang — im XRechnung-Format mit Leitweg-ID.
XRechnungRechnungen an und von der Kommune entstehen direkt aus dem Vorgang und gehen als strukturierte E-Rechnung raus — konform zu den Vorgaben der öffentlichen Verwaltung.
Schlüssel, die seit Jahrzehnten im Umlauf sind, holt keine Software zurück. Was wir versprechen: ab dem Stichtag ist jeder neue Schlüssel erfasst.
Diesen Bestand kann niemand rückwirkend sauber machen — auch wir nicht. Wir sagen das offen, statt einen Neustart zu versprechen, den es nicht gibt.
Was ab Tag eins bestellt wird, ist registriert. Zu jeder Übergabe steht fest: wer, wie viele, aus welcher Bestellung.
Bestellung, Einbau, Erfassung, Übergabe — alles im System. Die Altlasten von heute entstehen hier nie.
Bestehende Excel-Listen importieren wir in Phase 1 — danach hängt jeder Eintrag an der richtigen Liegenschaft.
Kostenlos testen, ohne Zahlungsdaten — oder wir prüfen in 20 Minuten an Ihren eigenen Objekten, ob sich ein System für Ihre Kommune lohnt.